Ein Dreivierteljahr ist es erst her, seit die ePA zur Pflicht im Sprechzimmer wurde. Doch die anfänglich sehr laute Kritik ist inzwischen spürbar leiser geworden. Ob Akzeptanz oder Resignation dahinter steht, ist dabei sicherlich individuell verschieden. Fakt ist aber, dass das Projekt insgesamt gezielt weiter vorangetrieben wird. Fast alle Kassen bieten inzwischen zusätzlich eine Desktop-App an, die eine Alternative zum Smartphone-Zwang bietet. Was um so wichtiger ist, als seit 1. Juli die technische Mindestanforderung auf Android14, bzw. iOS18 hochgeschraubt wurde. Parallel wurden die Funktionalitäten Push-Nachrichten und eMP ausgerollt und es wird endlich über eine gesonderte Regelung zum Beschlagnahmeverbot nachgedacht. Auch die Erstbefüllungspauschale wurde bis Ende 2026 verlängt. … viele Update-Splitter also, über die wir nachfolgend informieren.

Pauschale für die ePA-Befüllung: Nach wie vor sind die meisten GKV-Patienten nicht aktiv in der Verwaltung ihrer ePA. Eine repräsentative Umfrage der Verbraucherschutzzentrale im Februar 2026 ergab, dass 71 % der angelegten Akten ‚ungepflegt‘ sind, während 9 % der Patient:innen sie direkt haben löschen lassen. (~ vzbv-Umfrage zur ePA: Ergebnischarts - PDF | 9 Seiten | Ergebnisbericht - PDF | 9 Seiten) ) Der Rest von 20% ‚gepflegter Akten‘ fällt gegenüber anderen Darstellung recht hoch aus, dennoch ist er ein gewichtiges Indiz für die Annahme, dass nach wie vor zahlreiche ePAs auch noch komplett unbefüllt sein dürften. Das betrifft vor allem „normal-gesunde“ Patienten, die in den letzten neun Monaten schlichtweg nicht beim Arzt waren, also eher Männer als Frauen (wg. Gyn-Terminen), eher Junge als Alte (wg. Chroniker). Daher macht es - in Abhängigkeit von der Fachgruppe - weiterhin Sinn, sich systematisch mit den Rahmenbedingungen der Erstbefüllung, die bis 31.12.2026 extrabudgetär mit 11 € dotiert ist, zu befassen. Eine gute Darstellung bietet bspw. die KV Hessen: ePA - Leistungen abrechnen. Einen weiterführenden Exkurs zur Frage, unter welchen Umständen und, wie lange zurück, hier eine Bereinigung bereits ausgezahlter Honorare erfolgen könnte, findet sich auf der Homepage der KV Sachsen: Die ePA-Erstbefüllung: Was ist zu beachten.

eMP + eML | elektronische:r Medikationsplan/-Liste:  Bis dato enthält die ePA lediglich eine Medikationsliste (eML), also eine Art chronologische Bestellhistorie, jedoch nur aller per eRezept verordneter Medikamente. Derzeit wird daher die erweitere Anwendung eMP ausgerollt, die in etwa der digitalen Version des gedruckten Medikationsplanes entspricht. Neu ist ab sofort auch die Möglichkeit, dass TI-angebundene Leistungserbringer OTC- und BTM Mittel händisch in der eML nachtragen können. Anders als manche Überschriften suggerieren, ist der eMP aber noch nicht flächendeckend in der ePA verfügbar, vielmehr wird diese Funktion schrittweise und zunächst nur von einzelnen PVS-Anbietern in bestimmten Testregionen ausgerollt. Startziel insgesamt ist der Oktober 2026. Zu diesem Zeitpunkt wird dann vermutlich die Möglichkeit der Speicherung des eMP auf der eGK durch die entsprechende ePA-Funktionalität ersetzt. Auf die Anlage eines Medikationsplans haben alle Patient:innen Anspruch, die mindestens drei Medikamente für mindestens vier Wochen parallel einnehmen. Der Aufwand des Arztes wird - egal ob auf Papier oder digital erstellt - über die GOP 01630 vergütet (allerdings gibt es andere Ziffern bei Chronikern). Eine gute Überblicksdarstellung bietet die KBV: Themenseite Medikationsplan (~ als PDF) sowie dieser nach wie vor aktuelle Beitrag von Arzt.Abrechnung.Aktuell: Die kaum bekannte Nr. 01630.

Push-Nachrichten & technische Anforderungen: Aus Patientensicht ist neu, dass mit der neuen App-Version der ePA die Einstellung ermöglicht wird, sich per Push-Nachricht über jeden ePA-Zugriff und jede Einstellung eines Dokumentes informieren zu lassen.  Das soll das Vertrauen in den Schutz der eigenen Daten erhöhen. Aus der Arzt- und Apothekenperspektive muss entsprechend klar sein, dass zeitversetzte ePA-Zugriffe künftig vermehrt Irritationen auslösen können, wenn Patienten darüber automatisiert informiert werden. Gleichzeitig wurde - ebenfalls mit dem Sicherheitsargument - die Mindestanforderung für den Smartphone-Zugriff deutlich erhöht. Handys, die auf Android13 oder iOS17 laufen, sind seit 1. Juli - wie bisher schon noch ältere Betriebssystemversionen - von der ePA-Nutzung ausgesperrt. Dem Vernehmen nach sind davon rund 9% der (bisher) aktiven ePA-Nutzer:innen betroffen. ~ ePA-Aus für ältere Smartphones: Verbraucherschützer sehen Informationsdefizite. Eine Alternative ist der Zugriff auf die Akte am Laptop oder PC, für die inzwischen von allen Kassen Apps bereits gestellt werden, die allerdings beim Patienten ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 2 oder eine digitale Gesundheits-ID voraussetzt. (~ Info-Beispiel: TK) Was genau benötigt wird, darüber informiert eine Infoseite der Bitmarck GmbH (~ epaclient.de), die gebündelt auch Downloadlinks zu zahlreichen Kassen-Apps in der Desktopversion bereithält.

Beschlagnahmeschutz & Betriebsärzte: Normativ ist die Funktionalität der ePA bereits ausformuliert - Neuerungen ergeben sich daher, wie oben beschriebe, vor allem aus der technischen Umsetzung. Ein Aspekt wurde jedoch von Beginn an ob seiner ‚Nicht-Regelung‘ von kritisiert: der (fehlende) Beschlagnahmeschutz. Dieser ist für papierne Arzt- und Patientenunterlagen umfassend gegeben. Eine Sondernorm für die digitale Akte fehlt jedoch bisher, da von Regierungsseite stets signalisiert wurde, dass eine solche nicht nötig sei. Diese Haltung wird vom Bundesjustizministerium nun jedoch nicht mehr vertreten, da es neue EU-Regeln für den grenzüberschreitenden Zugriff auf digitale Beweismittel durch Ermittlungsbehörden gibt. (~ mehr zu) Folge ist die Ankündigung: „Das BMJV erarbeitet derzeit eine gesetzliche Klarstellung, dass die Daten der elektronischen Patientenakte ausdrücklich dem Beschlagnahmeschutz nach der Strafprozessordnung unterliegen. Ein konkreter Regelungsvorschlag soll zeitnah vorgelegt werden.“ (~ Quelle)

Gleichzeitig ist mit dem GeDIG, über das wir in KW22 einen Überblick gegeben hatten (~ Digitalgesetz, das Zweite | Planungen für eServices, die Zukunft der Ti und die Nutzung von Patientendaten) vorgesehen, Betriebsärzten, die bisher - trotz TI-Anbindung - nicht auf die ePA zugreifen dürfen, im Kontext der Einführung einer darauf bezogenen Opt-Out-Regelung automatisiert den vollen Zugriff zugewähren. Unternehmensverbände hatten dies gefordert. Ob allerdings diese Regelung so auch kommen wird, ist angesichts der scharfen Proteste von Arzt- und Psychotherapeutenseite derzeit offen, da sich das Gesetzesverfahren noch im Stadium des ersten Referentenentwurfes befindet. (~ mehr Infos)

Patienteninformation + Ombudsstelle: Weiterhin gilt im Übrigen, das für die zahlreichen Fragen, die Patient:innen im Kontext der ePA haben, weder Praxen noch MVZ zuständig sind. Allerdings ist das Wissen, dass genau zum Zweck der Fragenbeantwortung jede Krankenkasse eine "Ombudsstelle ePA' hat, die als Beratungsstelle dient, kaum vorhanden (~ Ergebnisgrafik zur Frage des Bekanntheitsgrad). Und ehrlich gesagt informieren viele Kassen über diese zwangs Gesetz eingerichtete Ombudsstellen nicht eben offensiv. Die Verbraucherschutzzentrale Hamburg hat daher für einige große Kassen die erreichbarkeit der ePA-Ombdsstelle zentral zusammengestellt: Probleme mit der ePA? Ombudsstelle fragen! Es ist gegebenfalls sinnvoll, dass entsprechende Informationen für Patienten zur Entlastung der MFA am Praxistresen vorgehalten werden. Ergänzend verweisen wir auf unsere Ausführungen vom April 2025: ePA - Relevante Detailaspekte: Protokolle, Ombudsstellen, Patienteninformation.

Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) Unternehmen dazu, ihre digitalen Angebote barrierefrei zu gestalten. Nun, ein Jahr nach Inkrafttreten, hat die zuständige Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen (MLBF) ihre Überwachungsinfrastruktur vollständig aufgebaut. Wir hatten im vergangenen Jahr bereits auf die Pflichten hingewiesen, die auf Praxen und MVZ zukommen (~ Praxiswebseite: Neue Pflichten durch das Barrierefreiheitsgesetz), haben zum Ende dieses Textes aber noch einmal einen kurzen Reminder beigefügt. Zuständig für die Überwachung ist die MLBF – eine gemeinsame Anstalt des öffentlichen Rechts, die alle 16 Bundesländer per Staatsvertrag gegründet haben und die seit dem 26. September 2025 mit Sitz in Magdeburg bundesweit tätig ist. Bei Nichterfüllung kann die MLBF Nachbesserungen verlangen, die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen einschränken oder untersagen sowie Bußgelder von bis zu 100.000 Euro verhängen (§ 37 BFSG).

Für Praxen und MVZ, die unter das Gesetz fallen, ist die Beschwerdeschwelle bemerkenswert niedrig: Jede Privatperson – ein Schwerbehindertenausweis ist ausdrücklich keine Voraussetzung – kann über das Kontaktformular auf mlbf-barrierefrei.de formlos, kostenlos und ohne anwaltliche Unterstützung eine Barriere melden. Jede eingehende Meldung löst nach Angaben der Behörde automatisch eine Prüfakte aus. Beschwerden haben dabei nach eigenem Bekunden der MLBF den Vorrang vor proaktiven Stichprobenkontrollen. Parallel besteht ein wettbewerbsrechtliches Risiko: BFSG-Verstöße werden in der Rechtspraxis zunehmend als Marktverhaltensregeln im Sinne des § 3a UWG diskutiert, was Mitbewerbern und qualifizierten Verbänden den Weg zur Abmahnung eröffnen kann – ein Risiko, das seit dem Inkrafttreten des Gesetzes bereits in zwei Abmahnwellen (ab August 2025 bzw. Februar 2026) sichtbar geworden ist. Kanzleien verschicken dabei Briefe, die auf eine außergerichtliche Einigung abzielen. Mehr Informationen zu den Abmahnungen finden sich (~ hier). Doch nicht nur diese fragwürdige Rechtspraxis, sondern auch die ausgesprochene einfache Beschwerdemöglichkeit mit wenigen Klicks kann, beispielsweise durch unglückliche Patient:innen ausgelöst, zu einem erheblichen Aufwand für die Praxen und MVZ werden.

In einem aktuellen Artikel der ÄrzteZeitung bringt Susanne Müller, BMVZ-Geschäftsführerin, die Lage auf den Punkt: Das Gesetz habe für die meisten Praxen und MVZ derzeit „nicht die erste Priorität. Die im Kern sinnvolle Pflicht zur digitalen Inklusion steht im Widerspruch zu dem hohen Druck, den Praxisteams und MVZ-Verwaltungen angesichts der Politik des BMG verspüren." (~ ÄrzteZeitung v. 30.06.2026) Das ist nachvollziehbar – und dennoch bleibt das Thema unweigerlich auf der Agenda. Denn jede Praxisleitung wird unter Berücksichtigung ihrer individuellen Situation, ihrer Ressourcen und des konkreten Umfangs ihrer digitalen Angebote einschätzen müssen, welchen Stellenwert die BFSG-Umsetzung im eigenen Betrieb einnimmt. Dass bislang kaum juristische Verfahren oder geahndete Verstöße im Gesundheitsbereich bekannt geworden sind, lag am Entwicklungsstand der Überwachungsstellen und darf nicht als Freifahrtschein missverstanden werden – zumal die MLBF nun einsatzbereit ist.

Reminder: Das BFSG regelt die Barrierefreiheit von digitalen Dienstleistungen und Produkten. Unternehmen (und Behörden) müssen das BFSG befolgen, wenn sie digitale Güter anbieten. Ausnahmen gelten für Kleinstunternehmen, definiert nach § 2 Nr. 17 BFSG als Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten und einem Jahresumsatz bzw. einer Jahresbilanzsumme von jeweils höchstens zwei Millionen Euro. CAVE: Praxen, die digitale Tools wie Terminvereinbarung oder Videosprechstunden nutzen, können dennoch unter die Regelung fallen – eine Einzelfallprüfung ist empfehlenswert, auch wenn sie formal als Kleinstunternehmen gelten. Wer also von der Ausnahme liest, sollte sich der Ausnahme von der Ausnahme bewusst sein. Jedoch: Kleinstunternehmen, die Unterstützung bei der Umsetzung suchen, können sich zumindest an die Bundesfachstelle für Barrierefreiheit wenden, die gemäß § 15 BFSG eine spezielle Beratung anbieten muss. (~ BFSG-Beratungsangebote)

Praxen und MVZ, die unter das Gesetz fallen, sind als Dienstleistungserbringer gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 2 BFSG verpflichtet, sogenannte „Informationen zur Barrierefreiheit" öffentlich zugänglich zu machen – etwa über einen gut sichtbaren Link im Kopf- oder Fußbereich der Website. Diese müssen unter anderem beschreiben, wie die Dienstleistung die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllt, und die zuständige Marktüberwachungsbehörde benennen. CAVE die 2.: Diese „Informationen zur Barrierefreiheit" sind nicht zu verwechseln mit der „Erklärung zur Barrierefreiheit“ – letztere gilt ausschließlich für öffentliche Stellen. Die Bundesfachstelle für Barrierefreiheit hat für Details ein hilfreiches (~ FAQ) veröffentlicht.

Das BFSG erfasst aber auch physische Produkte: Gemäß § 1 Abs. 2 BFSG zählen auch Selbstbedienungsterminals ausdrücklich zu den vom Gesetz erfassten Produkten, wozu auch Anmeldeterminals in Arztpraxen und MVZ zählen. Allerdings sieht § 38 Abs. 2 BFSG hier eine Übergangsregelung vor: Selbstbedienungsterminals, die vor dem 28. Juni 2025 rechtmäßig in Betrieb genommen wurden, dürfen bis zum Ende ihrer wirtschaftlichen Nutzungsdauer weiter eingesetzt werden – jedoch längstens 15 Jahre nach ihrer Ingebrauchnahme. Für laufende Dienstleistungsverträge gilt darüber hinaus, dass vor dem 28. Juni 2025 geschlossene Verträge bis zu ihrem vereinbarten Ende, maximal jedoch bis zum 27. Juni 2030, unverändert fortbestehen dürfen. Bei Neuanschaffungen hingegen ist die Barrierefreiheit der Geräte von Anfang an einzuplanen – und entsprechend mit dem Anbieter vertraglich abzusichern.