Es nähert sich der 31. März 2026 und damit die jährlich wiederkehrende Meldefrist für die Schwerbehindertenquote und gleichermaßen auch die Überweisungsfrist für die darauf bezogene Ausgleichszahlung. Denn: Unternehmen ab einer durchschnittlichen Beschäftigungsquote von 20 Angestellten sind verpflichtet, Schwerbehinderte zu beschäftigen. Wer dies nicht tut, muss eine Ausgleichszahlung leisten. Allerdings gibt es zahlreiche Wenn und Aber in dem Regelwerk und auch Chancen. Größere MVZ und Gemeinschaftspraxen, die bereits ‚alte Hasen‘ auf dem Gebiet sind, sollten zur Kenntnis nehmen, dass für das aktuelle Berichtsjahr 2025 die Höhe der Ausgleichszahlung angepasst wurde. Doch gibt es vermutlich auch einige MVZ und Praxisstrukturen, die erst kürzlich die Schallmauer der 20 Angestellten überschritten haben und/oder die das Thema grundsätzlich bisher nicht auf dem Schirm hatten. Für jene haben wir das an sich hochkomplexe Thema im Sinne einer Basisinformation zusammengefasst.
Betroffen sind alle Unternehmen – branchenunabhängig – mit durchschnittlich mehr als 20 Angestellten. Praxisinhaber und Auszubildende zählen dabei nicht mit. Vollzeitkräfte und Angestellte ab 30 Wochenstunden zählen als volle Stelle. Teilzeitkräfte zwischen 20 und 30 Wochenarbeitsstunden zählen als dreiviertel Stelle und Arbeitnehmer mit weniger als 20 Stunden als halbe Stelle. Aus der Jahresmittelung der Angestellten ist eigenständig die Schwerbehindertenquote zu ermitteln. Sie beträgt 5 % der Angestellten, wobei bis 60 Angestellte abgerundet wird. Ab 60 Angestellten wird ab einer rechnerischen 0,5 Stelle aufgerundet (~ § 157 SGB IX). Konkret heißt das, dass ein MVZ mit 20 bis 39 Angestellten mindestens einen schwerbehinderten Mitarbeiter beschäftigen muss. Bei 40 bis 59 entsprechend zwei solcher Personen, ab 60 Angestellten dann drei, usw. Zuständig für die Berechnung und Anzeige ist in den meisten Fällen die Personalabteilung oder die Buchhaltung, allerdings bleiben Geschäftsführung und Verwaltungsleitung in der Letztverantwortung. Fragen Sie also – sollte Ihnen als Praxisverantwortliche:r das Thema neu sein – einmal nach.
Wer gilt als schwerbehindert? Im Sinne der Norm gilt als schwerbehindert, wer einen anerkannten Grad der Behinderung (GdB) von 50 % oder mehr hat. Allerdings können auch Menschen mit einem GdB von 30 bis 40 % einen Gleichstellungsantrag bei der Bundesagentur für Arbeit stellen, um mit den Schwerbehinderten gleichgestellt zu werden. Darüber hinaus, gibt es die Möglichkeit, Menschen mit Behinderung aus Arbeitnehmersicht doppelt oder gar dreifach anrechnen zu lassen. Dafür formuliert der § 159 SGB IX die Bedingungen der Mehrfachanrechnung. Letztere wird – vielleicht mit einem ironischen Schmunzeln des Gesetzgebers in Richtung ambulanter Sektor – als „MFA“ abgekürzt. Auszubildende können etwa mit einem Schwerbehindertenstatus für die Dauer der Ausbildung doppelt gezählt werden, also so, als hätte das Unternehmen zwei schwerbehinderte Angestellte. Eine Übersicht zu den jeweiligen Bedingungen bietet die Fachliche Weisung der Bundesagentur für Arbeit v. 01.01.2025.
Die Melde- und Zahlungsfrist ist jeweils der 31. März, stets rückwirkend für das vergangene Jahr. Dabei muss die Meldung der Schwerbehindertenquote eigenständig vom Unternehmen an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt werden. Eine behördliche Aufforderung gibt es nicht! Gemäß der Presseinfo der Bundesagentur vom 3. März 2026, (~ direkt zu) sollte die Meldung online über das Portal IW-elan erfolgen. Die BA weist darauf hin, dass über die Plattform auch die Höhe der Ausgleichszahlung berechnet werden kann. Wer die Meldung lieber per Hand erledigen möchte, kann sich über den Bestellservice der Bundesagentur für Arbeit einen Vordruck zuschicken lassen (~ Link dazu).
Die Ausgleichszahlung muss von allen Unternehmen entrichtet werden, welche die Schwerbehindertenquote nicht erfüllen. Der Normgeber weist ausdrücklich darauf hin, dass es sich bei dem finanziellen Ausgleich nicht um eine Strafe handelt. Unternehmen sollen sich, so heißt es, nicht von der Pflicht freikaufen können. Wer also zahlt, muss dennoch offene Stellen an die BA melden und sich bemühen, Schwerbehinderte anzustellen. Wer die Meldung oder Zahlung versäumt, oder falsche Angaben macht, kann mit einem Bußgeld von bis zu 10.000 € belegt werden und muss für die verpasste(n) Ausgleichzahlung(en) eine Nachzahlung leisten. (~ Quelle)
Für die Höhe der Ausgleichszahlungen gibt es eine Staffelung, die im Worst-Case bis 815 € pro Monat, pro nicht besetzter Stelle (gemäß der Quote) gehen kann. Zu beachten ist, dass die Höhe der Ausgleichszahlungen für 2025 angepasst und erhöht wurde. CAVE! Im aktuellen Gesetzestext zum § 160 SGB IX (‚Ausgleichsabgabe‘) finden sich die Zahlen noch nicht, da sie rückwirkend für 2025 ab dem 31. März 2026 gelten. Für mittlere Unternehmen mit bis zu 40 und bis zu 60 Mitarbeitenden gibt es jeweils eine extra Tabelle zur Staffelung. Hier ist demnach Umsicht geboten, an welchen Zahlen man sich orientiert. Die beste Übersicht bietet nach unserer Recherche die Bekanntmachung vom BMJV (~ direkt zu).
CAVE! Die Zweite: Die Ausgleichszahlung muss ebenfalls bis 31. März 2026 von den Unternehmen eigenständig überwiesen werden. Mehr Infos dazu findet man bei den zuständigen Integrations- bzw. Inklusionsämtern, die Landesbehörden sind. Diesen Ämtern fließt auch die Ausgleichszahlung zu und sie wird zweckgebunden für die Integration behinderter Menschen verwendet. Es gibt keinen Weg, sich der Zahlung zu entziehen, auch nicht mit Argumenten, man hätte sich bemüht, aber keine passenden Bewerber gefunden. Hier ist das System resolut: Quote erfüllt? Nein? Dann Zahlung!
Praxistipp: Arbeitgeber, die das erste Mal in den Bereich kommen, in dem die Regelung auf ihr Unternehmen zutrifft, könnten zunächst den Weg der Transparenz beschreiten und den Mitarbeitenden den Sachverhalt schildern. Es besteht die Chance, dass manch einer der Mitarbeitenden entweder bereits einen Schwerbehindertenausweis hat oder die Anforderungen erfüllt, um einen GdB von 50 % (oder 30 % bzw. 40 % mit besagter Gleichstellung) zu beantragen. Hier könnte es sinnvoll sein, als Arbeitgeber tätig zu werden. Mitunter sind die Angestellten womöglich dankbar, dass das Unternehmen diesen Schritt geht, da es nach wie vor Hemmungen unter vielen Angestellten gibt, derlei Anliegen anzusprechen.
Unternehmen, die Schwerbehinderte beschäftigen, haben zudem Anspruch auf Fördermittel. Sie profitieren also von der anderen Seite der Ausgleichszahlung. Die Webseite Inklusionsfit hat einen ausführlichen Artikel zum Thema publiziert, in dem unter anderem auch auf die angepasste Stellenausschreibung eingegangen wird sowie auf konkrete Unterstützungsangebote für Arbeitgeber, wie die Inklusionsbeauftragten der zuständigen Arbeitsagenturen. Der unten verlinkte Ratgeber der BIH ist zwar von 2018 und verweist auf veraltete Zahlen, bietet jedoch nach wie vor einen anschaulichen Überblick zum Thema Teilhabe. Konkrete Informationen und nützliche Verlinkungen bietet zudem die Bundesagentur für Arbeit: Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Personen.
