KW 48

Der eHBA ist ein integraler Bestandteil der ambulanten Versorgung geworden. Mit dem Einzug der ePA wird er allerdings künftig auch umfänglich für Krankenhausärzte relevant. Bereits aktuell gibt es Hinweise, dass sich die Bearbeitung und Auslieferung neu beantragter eHBAs wegen des ‚Ansturms‘ der Klinikärzte verzögern kann. Das betrifft dann auch die ambulanten Kollegen, denn diejenigen eHBA, die mit einer fünfjährigen Laufzeit im Jahr 2020 ausgestellt wurden, müssten zeitnah neu beantragt werden. Damit beginnt bei angestellten Ärzten in Praxis und MVZ vielerorts auch neu die Abwägung, wer die Kosten trägt, und wie der Bestellprozess effizient und rechtzeitig organisiert werden kann. Hier entfaltet die bereits 2020 vom BMVZ veröffentlichte Erörterung zur Frage „Was bedeutet die Einführung des eHBA für Arbeitgeber angestellter Ärzte?“ weiterhin Relevanz (~ im PDF ab Seite 6). Denn für Arbeitgeber angestellter Ärzte stellt sich gerade nicht nur die Finanzierungsfrage, sondern auch die nach der Aufklärung und Motivation der angestellten Kollegen, sich um den eHBA zu kümmern. Zwar versenden die Anbieter in aller Regel etwa drei Monate vor Ablauf des eHBAs an den Arzt/die Ärztin eine entsprechende Erinnerungsmail. Da aber erfahrungsgemäß angestellte Ärzt:innen derartige Organisationsaufgaben oft in der Verantwortung des Arbeitgebers sehen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Bedeutung dieser Nachricht einfach untergeht.

Obwohl daher die meisten Praxen und MVZ hier bezüglich Bezahlung und Bestelllogistik inzwischen Wege gefunden haben, ist es u.E. sinnvoll, ein Schlaglicht auf die aktuellen Entwicklungen zu werfen. An den wichtigen Eckpunkten des eHBAs hat sich wenig geändert. Nach wie vor wird der Ausweis zur persönlichen Identifikation als Sichtausweis, zur digitalen Signatur sowie als Berechtigungsnachweis für den TI-Zugang bei den jeweiligen Berufskammern beantragt. Die Länder(zahn)ärztekammern und Psychotherapeutenkammern stellen – förmlich betrachtet – den eHBA auch aus, wobei die Herstellung und der Service an die Vertrauensdienstanbieter (VDA) ausgelagert wurden. Bei einem Umzug des Arztes über die Kammergrenzen hinweg muss der betroffene Arzt daher sowohl die neue Kammer als auch den VDA informieren.

Nach wie vor sind als VDA nur d-trust (Bundesdruckerei), medisign, SHC-Care und T-Systems zugelassen. Die Laufzeit des eHBA bleibt auf maximal fünf Jahre begrenzt, weil danach die Sicherheitszertifikate auf der Karte auslaufen. Ein Verlängern des Ausweises ist also nicht möglich, sondern es muss eine Folgekarte beantragt werden. Nach unserer Recherche bietet mindestens einer der VDA (medisign) ein vereinfachtes Verfahren an, wenn der Ausweis nur noch 3 Monate Gültigkeit hat. Es gibt zudem leichte Unterschiede in der Preisgestaltung und den Zahlungsmodalitäten, außerdem ermöglichen mindestens zwei der Anbieter (T-Systems, medisign) eine Kündigung des Vertrags bereits nach 24 Monaten. Die Vertragsdauer hängt allerdings vom Angebot ab. Die Firma SHC-Care wirbt mit der neuen Variante des eHBAs 2.1, der sich durch eine höhere Sicherheit auszeichnen soll und – so formuliert es das Unternehmen – den Vorteil böte, 5 anstatt 2 Jahre gültig zu sein. Hier müsste im Zweifelsfall, den eigenen Anforderungen entsprechend, ein Angebot eingeholt werden.

Die Informationen, die man aktuell zur Re-Finanzierung des eHBAs findet, sind bei einigen Landesärztekammern veraltet. Dort wird noch auf die individuelle Erstattung durch die KVen verwiesen, obwohl seit dem 1. Juli 2023 die Erstattung durch die TI-Kostenpauschale abgedeckt ist, mit der u.a. endlich auch eine größenadäquate Refinanzierung für Praxisstrukturen mit mehr als neun Ärzten eingeführt wurde. (~ mehr Infos | PRAXIS.KOMPAKT Ausgabe KW 29/2023). Aktuell liegen die monatlichen Kosten bei ca. 8 €, die hälftig von der KV pauschal erstattet werden. Für den stationären Bereich existieren krankenhausindividuelle Refinanzierungsregeln. Ebenfalls überholt ist die im Internet kursierende Zitation des Thüringer Finanzministeriums vom 1. März 2021 bezüglich der lohnsteuerlichen Behandlung von Arbeitgeberzuschüssen zum eHBA. Gut ein Jahr später, am 8. April 2022, veröffentlichte das gleiche Finanzministerium eine Konkretisierung des Erlasses, welche im Zweifelsfall als Richtschnur dienen sollte. Darin bestätigt das Ministerium, dass mit der Übernahme der Kosten durch die Praxis „ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers anzunehmen ist“ (~ Kurzfassung | NWB-Verlag). Es liegt also, wenn der Arbeitgeber die eHBA-Gebühren übernimmt, kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Gemäß unseres Kenntnisstands haben sich die meisten kooperativen Einrichtungen über diverse Binnenregelungen gut aufgestellt, um Streitigkeiten bezüglich der eHBA-Finanzierung, z.B. beim Weggang von Ärzten oder bei Vertretungsärzten zu vermeiden. Dennoch sei noch einmal auf die eingangs erwähnte Herausforderung verwiesen, dass nämlich sich momentan erstmals auch Krankenhausärzte in größerer Zahl um ihre eHBAs bemühen. Auch wenn die VDA eine zügige Abfertigung des Neuantrags versprechen, ist daher bezüglich der Folgekarten vorausschauendes Planen empfohlen, um den aus vertragsärztlicher Perpsektive drohenden Super-GAU zu vermeiden: Dies wäre wohl, dass in der eigenen Praxis – quasi pünktlich zum bundesweiten Roll-Out der ePA – einige Ärzte keinen gültigen eHBA besitzen. Die Ärztekammer Berlin rät daher in fetten Lettern bzgl. des Folgeausweises: „Planen Sie mindestens 8 Wochen für die Anschaffung ein!“ (~ Quelle). Eventuell kann es durch eine frühzeitige Bestellung zu Überschneidungen beim Gültigkeitszeitraum kommen. Für diesen Fall weist die Ärztekammer Hessen darauf hin, dass „der alte Ausweis dadurch aber nicht gesperrt wird.“

Die kartenungebundenen Identitäten für Heilberufler (~ § 340 Absatz 6 SGB V), auf die der ein oder andere Verantwortliche eventuell spekuliert, sind – soweit sich recherchieren ließ – übrigens weit und breit noch nicht in Sicht. Auch wenn die Ärztekammern selbige dem Gesetz nach ab 1.1.2025 den Leistungserbringer auf Wunsch zur Verfügung stellen müssen!? 

Mit dem Beschluss des Digital-Gesetzes (~ DigiG) wurde im Frühjahr 2024 unter anderem die Einführung der elektronischen Ersatzbescheinigung (eEB) beschlossen. Erste Kassen hatten ihre Patienten bereits im Spätsommer über diese Option informiert, weswegen auch wir schon berichtet haben: Fehlende eGK | eEB als neue Ausnahmeoption. Inzwischen hat die Selbstverwaltung die Umsetzungsdetails konkretisiert und zum 1. Oktober das Verfahren in den Bundesmantelvertrag-Ärzte aufgenommen (~ § 13 Absatz 7 + Anlage 4a, dort Seiten 6 – 8). Die Anwendung bleibt jedoch zunächst weiter freiwillig, bevor sie ab Juli 2025 Pflicht für Arztpraxen und Krankenkassen wird. Voraussetzung der freiwilligen Nutzung ist, dass das eigene PVS die Funktion schon unterstützt und die jeweilige Kassen-App dem betroffenen Patienten die Möglichkeit zur eEB anbietet, und er diese auch nutzt. Sprich: Derzeit ist die Funktionalität der eEB ein dreiseitiges Glücksspiel, bei dem gewürfelt wird, ob Kasse, Patient und PVS in der besonderen Konstellation zueinander passen … Zumindest auf der entsprechenden gematik-Service-Seite wird derzeit die TK als einzige Kasse geführt, die das Verfahren regulär anbietet.

Um herauszustellen, wozu die Praxen dabei eigentlich künftig verpflichtet werden sollen, ist ein kurzer Blick auf den Prozess selbst nötig:
Wenn die eGK eines Patienten vergessen wurde oder defekt ist, kann der Patient über seine Versicherungs-App eine Ersatzbescheinigung bei der Kasse anfordern. Dazu gibt der Patient in der App die KIM-Adresse der Praxis ein, die diese ihm zur Verfügung stellt. Die Zustellung des Versicherungsnachweises wird dann über KIM direkt an die Praxis geleitet und kann dort, so schreibt es die KBV, direkt in das VSDM übernommen werden. Es ist also keine manuelle Einpflege nötig. Diese Option, in welcher der Patient selbst aktiv wird und die Praxis die Daten empfängt, wird ab Juli 2025 verpflichtend und ist auch jetzt schon möglich. Sollten Patienten in Ausnahmefällen diese neue Option in Anspruch nehmen, bietet es sich an, sich über die Webseite der Gematik den KIM-Code des eigenen MVZ/der Praxis als PDF oder QR-Code auszudrucken. ~ Link zum Gematik-Service: Ihre eigene KIM-Adresse. Damit können Patienten einfach und fehlerfrei den richtigen Empfänger eingeben.

Die KBV weist ferner auf die Option hin, dass die Praxis selbst bei der Kasse um einen Versicherungsnachweis ersucht. Dieses Verfahren bleibt auch künftig allerdings freiwillig! Während das Einverständnis zur Datenübermittlung beim oben beschriebenen Verfahren durch die Eigeninitiative des Patienten implizit gegeben ist, wird beim zweiten Weg, die eEB anzufordern, dringend empfohlen, dass Praxen die Einwilligung des Patienten dokumentieren, wenn sie die Kasse kontaktieren. Die KBV schreibt dazu: „Die Einwilligung muss freiwillig nach einer Information des Patienten über die Datenverarbeitung erteilt worden sein.“ (~ KBV Praxisnachrichten v. 02.10.2024) Ferner unterstreicht die KBV den Fakt, dass die Praxis dem Patienten auch die weiter geltenden gängigen Verfahren zum Nachweis des Versicherungsstatus anbieten muss. Das Nachreichen der eGK oder das papierbasierte Ersatzverfahren bestehen also perspektivisch als ebenfalls zulässige Optionen fort. Eine Verweigerung der Behandlung, wenn ein Patient nicht selbst mit seiner App aktiv wird, ist in diesem Kontext also unzulässig.

EXKURS: Ersatzverfahren für Neugeborene
Trotz Nachfragen bei der einen oder anderen Kasse konnten wir nicht ermitteln, wie für Säuglinge ohne eGK die neue Option im Rahmen der eEB umgesetzt wird. Es gilt grundsätzlich dennoch der ebenfalls zum 1. Oktober 2024 aktualisierte § 19 Abs. 1a BMV-Ärzte: „Wenn für einen Patienten bis zum vollendeten 3. Lebensmonat zum Zeitpunkt des Arzt-Patienten-Kontaktes noch keine elektronische Gesundheitskarte vorliegt, ist für die Abrechnung die elektronische Ersatzbescheinigung zu verwenden oder das Ersatzverfahren nach Anlage 4a zu diesem Vertrag durchzuführen.“ Hintergrund dieses Exkurses ist die Problematik, dass immer wieder berichtet wird, dass sich die Ausstellung der Personenstandsurkunden bisweilen über das übliche Maß hinaus verzögert und folglich damit auch die Anmeldung der Neugeborenen bei der Krankenkasse. Für Kinderärzte ist in diesem Zusammenhang das Ersatzverfahren ein Dauerärgernis (~ mehr Infos). Dennoch sollte besagte Anlage gerade bei Pädiatern am Praxistresen in der aktuellen Version unbedingt bekannt sein: BMV-Ä Anlage 4a, im PDF Seiten 6f. Das gerade weil der Versichertenstatus des Kindes gar nicht abgerufen werden kann, da das Kind sozialrechtlich – salopp formuliert – noch ‚unsichtbar‘ ist. Die hkk schreibt dazu „…zwar können die ersten Vorsorgeuntersuchungen erstmal über die Versichertenkarte der Mutter abgerechnet werden, dennoch muss innerhalb von zwei Monaten nach der Geburt die Anmeldung rückwirkend erfolgen.“ (~ Quelle). Durch die seit 1. Oktober auch hier faktisch verordnete Digitalisierung wird das Grundproblem dieser 2-Monatsfrist jedoch nicht gelöst.