15. Februar 2023

Hinweisgeberschutzgesetz: Aktuelle Managementaufgabe auch für MVZ – trotz Schonfrist

WORUM ES GEHT

Relevanz & Fristen
Was wird gefordert
Organisatorische Details
Fazit & Praxistipp
Weiterführende Verlinkungen

Haben Sie schon vom Whistleblowergesetz gehört? Vielleicht ganz am Rande, weil kürzlich erst der Bundesrat eine Verschiebung erzwungen hat? Denken Sie jetzt vielleicht an Edward Snowden?

Denken Sie besser kleiner und behalten Sie Ihr MVZ im Blick: Denn durch die Hinweisgeberrichtlinie der EU, die bereits seit 2019 gilt, wurden alle Mitgliedsländer verpflichtet, die Regelungen bis Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen. Deutschland hat diese Frist inzwischen mehr als 14 Monate gerissen und daher bereits ein (teures) Vertragsverletzungsverfahren am Hals. Das erklärt, weshalb das Parlament zuletzt mit Hochdruck an einem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz – so der offizielle Name – gearbeitet hat. Diesem wurde zwar vom Bundesrat am 10. Februar 2023 die Zustimmung verweigert, weshalb das konkrete Inkrafttreten noch einmal verschoben wurde.

Aber wegen der gemeinsamen EU-Vorgaben wird das Gesetz mit hoher Sicherheit noch vor dem Sommer verabschiedet und betrifft dann alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern – mithin nicht wenige MVZ.

Kurz gesagt, geht es darum, Personen, bzw. Mitarbeitern, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten Gefährdungen oder Schädigungen des öffentlichen Interesses beobachten, dabei zu unterstützen, wenn sie Verstöße melden. Es geht im zweiten darum, einen effizienten Hinweisgeberschutz zu etablieren, der verhindert, dass aus Angst vor Repressalien solche Verstöße nicht gemeldet werden. Dazu müssen künftig alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten und ausstatten. Das bedeutet organisatorischen, personellen und finanziellem Aufwand, der nicht mal eben nebenbei erledigt werden kann.

Daher lohnt eine frühzeitige, perspektive Beschäftigung mit den neuen Anforderungen, die (auch) auf MVZ zukommen.

Koalitionsvertrag v. Dezember 2021
„Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote“

RELEVANZ & FRISTEN

Organisationsaufgabe für MVZ mit 50 und mehr Arbeitnehmern

Die Relevanz bleibt, trotz Vermittlungsauschuss

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde am 10. Februar, trotz mehrmaliger Überarbeitung im letzten Jahr, nun doch vom Bundesrat abgelehnt. Hauptkritikpunkt ist die hohe Belastung für die Wirtschaft, die im Referentenentwurf des Gesetzes vom Juli 2022 mit einem jährlichen Aufwand von über 200 Millionen Euro geschätzt wurde. Der hessische Landtagsabgeordnete Poseck sprach dagegen in der Bundesratssitzung von deutlich mehr als dem Doppelten (~ Protokoll Bundesrat v. 10.02.23 | ab Seite 2).

Das umstrittene Gesetzesvorhaben geht jetzt in den Vermittlungsausschuss und beschert Deutschland damit die Fortführung des Vertragsverletzungsverfahrens seitens der EU. Grundlage des geplanten Stammgesetzes ist eine Umsetzung gemäß EU-Richtlinie, auch wenn die jetzige Fassung über die EU-Anforderungen hinausgeht. Dennoch ist der Spielraum im Vermittlungsausschuss begrenzt.

Voraussichtlich bleibt der, für viele MVZ relevante, Stichtag des 17. Dezember 2023 bestehen, an dem Unternehmen mit “in der Regel” 50 bis 249 Beschäftigten die Anforderungen umgesetzt haben müssen. Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten verschiebt sich die Frist natürlich auch und gilt drei Monate nach dem Inkrafttreten, also voraussichtlich ab Mitte des Jahres. Im Übrigen gelten als Beschäftigte nach § 3 Absatz 8 Nr. 1 HinSchG alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – ohne dass in der Gesetzesbegründung näher ausgeführt wird, welche Personenkreise konkret bei dieser Zählung zur Ermittlung der Schwellengrenze zu berücksichtigen sind.

Trotz der Verschiebung haben wir uns entschieden diese Orientierungshilfe zu veröffentlichen, da sich der Umsetzungsprozess bis zum Jahresende vermutlich stauchen wird und viele Firmen dann in kürzester Zeit etwas hektisch bemüht sein werden, sich gesetzeskonform aufzustellen. Ein Einblick in das voraussichtlich Erwartbare ist also durchaus relevant. Die nachfolgenden Ausführungen basieren auf dem Gesetzesentwurf, der am 14. Dezember 2022 vom Bundestag in dritter Lesung verabschiedet und an den Bundesrat übermittelt worden war ( ~ Gesetzes Entwurf HinSchG) sowie auf den Aufarbeitungen von Verbänden, wie dem Bund deutscher Industrie (~BDI Stellungnahme) und dem Deutschen Mittelstands Bund (~ Ausführung des DMB), sowie auf aktuellen Meldungen zur Bundesratssitzung. Alle Punkte die sich zum Recherchestand vom 15.02.2023 als potentiell volatil herausgestellt haben, sind entsprechend beschrieben.

Whistleblowing: Bundesrat stoppt Hinweisgeberschutzgesetz
Legal Tribune Online v. 10.02.2023
Schutz für Whistleblower: Der Bundesrat hält das Hinweisgeberschutz-Gesetz auf
Frankfurter Allgemeine Zeitung v. 10.02.2023
Keine Mehrheit für Hinweisgeberschutzgesetz im Bundesrat
ÄrzteZeitung v. 10.02.2023
Hinweisgeberschutzgesetz scheitert im Bundesrat: Ein trauriger Tag für Whistleblower
Dt. Gewerkschaftsbund v. 10.02.2023

WAS WIRD GEFORDERT?

Einrichtung interner Meldestellen wird verpflichtend

Anonyme Kontaktwege & schnelle Reaktion sollen sichergestellt werden

Grundlegend verpflichtet das Gesetz deutschlandweit und branchenübergreifend alle Firmen ab 50 Beschäftigten zur Etablierung von internen Meldestellen. Dieser Punkt ist unumstößlich. Die Fristen sind, wie oben beschrieben, abhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Für ein Verständnis des Gesetzes ist festzuhalten, dass zwischen internen und externen Meldestellen unterschieden wird.

Die internen Meldestellen betreffen die Unternehmen selbst und sind auch als ‚intern‘ definiert, wenn sie an Dienstleister ausgelagert werden, was grundsätzlich gestattet ist. Hinter den externen Meldestellen stehen – vereinfacht gesagt – die Aufsichtsbehörden. Im bisherigen Gesetzesentwurf sollte die interne Meldestelle unterschiedliche Kanäle bedienen. Dies schließt die Möglichkeit zur mündlichen Übermittlung und in Textform ein (~ § 16 HinSchG | Entwurf v. 16.12.2022.)

Dass die Unternehmen zudem auch die Möglichkeit zur Abgabe annonymer Meldungen bieten sollen, ist ein elementarer Kritikpunkt der Länder. Sollte diese Pflicht im Vermittlungsausschuss kippen, entspräche das auch den Forderungen des BDI, der zu recht darauf hingewiesen hat, dass eine effektive Verfolgung eingegangener Meldungen oft Nachfragen beim Meldenden nach sich ziehen. Die Frage stellt sich hier ohnehin, wie sich der Gesetzgeber etwa eine anonyme mündliche Meldung in Firmen mit beispielsweise 51 Mitarbeitern vorgestellt hat – selbst Beichtstühle entfielen ja wegen der Stimmerkennung. Zu denken wäre natürlich primär an den anonymen Briefkasten, allerdings spricht der Wortlaut des Gesetzesentwurfes von der Vorhaltung von anonymen Meldenkanälen (= Mehrzahl).

Für die Einrichtung der internen Meldestellen ist es mit einer simplen Weiterbildung und dem teilweisen Freistellen eines Mitarbeiters auch nicht getan. Laut Gesetz muss die designierte Stelle ausreichend qualifiziert sein. Ein Fachartikel spezifizierte dies so: „Gerade (…) MVZ-Träger unterliegen einer Vielzahl an spezialgesetzlichen Regelungen, deren Grundlagen sich kaum in im Rahmen in einer vom Gesetz erwogenen Schulung vermitteln lassen.“ (Ecclesia-Monitor | Ausgabe 4/2022) Gemeint sind damit beispielsweise strafrechtliche Konsequenzen im Kontext von Zulassungs- und Abrechnungsverfahren, aber auch Arbeitsschutzverletzungen oder Verstöße gegen die Anti-Korruptionsvorschriften.

Als weitere Hürde für eine betriebseigene Umsetzung steht die Bestätigungsfrist im Wege. Diese ist nach dem Eingang der Beschwerde auf maximal sieben Tage begrenzt, wobei der Gesetzgeber gemäß § 17 HinSchG (in der Entwurfsfassung) ausdrücklich nicht von Werktagen spricht. Somit ist die Übertragung der Aufgabe auf einen einzelnen Mitarbeiter schon allein auf Grund von Urlaub, Krankheit etc. problematisch. Die Hürden sind bereits von ähnlichen Stellen mit entsprechenden Fristen, wie dem Datenschutzbeauftragten bekannt. Im Minimum muss folglich auch hier eine suffiziente Vertretungsregelung vorgesehen werden.

Inwieweit sich hier im Detail noch einzelne Faktoren im Vermittlungsausschuss ändern, bleibt abzuwarten. Unmittelbar wäre es anzuraten, zeitnah die Dringlichkeit für den eigenen Betrieb abzuklären, denn die teils horrenden Bußgeldern, die umsatzangepasst bis zu 100 Tausend € betragen können (~ §40 HinSchGE ), treiben alle betroffenen Unternehmen vor sich her. Trotz des Aufschubes durch die Verweigerungshaltung des Bundesrates sortiert sich der Markt um Anbieter von Beratungen über Dienstleistungen bis Weiterbildungen bereits. Die Thematik als Tagesordnungspunkt für das Teammeeting kurz vor Weihnachten 2023 anzuberaumen, wird der Relevanz jedenfalls nicht gerecht.

UMSETZUNGSDETAILS

Neue Vorschriften für die Unternehmensleitung

Komplexe Auswirkungen auf Personalgestaltungsfragen

Die ‚Make-or-Buy‘ Entscheidung
Nicht ohne Grund werben Drittanbieter mit der Übernahme der Aufgaben der internen Meldestelle. Allen voran Anwaltskanzleien und IT-Unternehmen, welche entsprechende Dienstleistungen anbieten. Die Verantwortung verbleibt allerdings beim Unternehmen selbst. Eine Make-or-Buy Entscheidung hängt also stark von den langfristigen Konditionen der externen Dienstleister ab. In die Überlegung sollte zudem noch folgendes Argument einfließen, dass – nicht ganz uneigennützig, aber nachvollziehbar – von Seiten der Anwaltsbranche eingebracht wird. Der Gesetzgeber hat eine Art Konkurrenz zwischen den internen und externen Meldestellen geschaffen. Sollten Unternehmen es verfehlen, die Umsetzung der internen Meldestelle attraktiv zu gestalten, werden Mitarbeiter möglicherweise eher die externen, staatlichen Stellen nutzen. In diesem Fall würden die Konsequenzen nicht mehr in der Hand des jeweiligen Betriebes liegen. Die Dienstleistungsanbieter werben neben ihrem rechtlichen Know-How, entsprechend auch mit der möglichen Steigerung der Meldebereitschaft an die – zwar ausgelagerte, aber ja im immer noch interne – Meldestelle.

Umgedrehte Beweislast erschwert Personalentscheidungen
Der Kern des Gesetzes ist es, die meldenden Arbeitnehmer, oder umgangssprachlich: die Whistle-Blower, vor Repressalien zu schützen. Dies sind nach dem Gesetz „Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.“ (§ 3 Abs. 6 HinSchGE) Im Alltag könnte das auch auf Kündigungen, sowie das Verweigern von Urlaubswünschen, Gehaltserhöhungen, Fortbildungen und Beförderungen ausgelegt werden. Im Prozessfall gilt hierfür dann die Beweislastumkehr. Das Unternehmen muss also nachweisen, dass die Handlung oder Unterlassung anderweitig begründbar ist. Um Betriebe vor einem Missbrauch zu schützen, dürfen sie – nach Abschluss aller Prozesse, Lohnfortzahlungen etc.- mit dem Nachweis eines Schadens auf dessen Ersatz klagen. Inwiefern sich Mutmaßungen bezüglich des Missbrauchspotentials bestätigen, werden die nächsten Jahre zeigen. Dennoch scheint eine betriebsinterne Evaluation und Planung dazu sinnvoll, wie und durch wen in Verdachtsfällen reagiert werden soll.

Zumindest mitbedacht:
1) Ärztliche Schweigepflicht
Ohne Wertung ist noch zu erwähnen, dass im Gesetz die ärztliche Schweigepflicht mitbedacht wurde. So sind Meldungen und Offenlegungen nicht von dem Gesetz betroffen, sofern sie unter die Schweigepflicht fallen. (§5 Absatz 2 Nr. 4 HinSchG-E).

2) Gemeinsame Meldestellen für kleinere Unternehmen & Ausnahmen für Konzerne
Darüber hinaus gibt es Besonderheiten, um die Belastungen für Unternehmen etwas abzumildern. So sollen mehrere kleinere, mittelständische Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden gemäß § 14 Absatz 2 HinSchG-Entwurf eine „gemeinsame Meldestelle“ betreiben können. Zusätzlich ist für mehrgliedrige Konzerne die pragmatische Lösung vorgesehen, nach der innerhalb des Konzerns “Dritter” im Sinne des Gesetzes auch eine bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtete unabhängige Meldestelle für mehrere selbständige Konzernunternehmen tätig sein kann.

FAZIT & PRAXIS-TIPP

Kopf in den Sand stecken, ist keine Option

Aufgrund der EU-rechtlichen Zusammenhänge, wäre es fatal, darauf zu hoffen, dass der vom Bundesrat aktuell produzierte Aufschub, bedeutet, dass das Gesetz nicht kommt. Wie ausgeführt, sind die wesentlichen Inhalte ohnehin durch die europäische Richtlinie von 2019 vorbestimmt – dazu gehört u.a. dass alle nicht ganz kleinen Firmen, aber auch Vereine und andere vergleichbare juristische Personen adressiert werden. Insofern ist für viele MVZ, darunter sinnvollerweise auch solche, die sich gerade an der Schwelle unterhalb von 50 Beschäftigten befinden, dringend angeraten, sich frühzeitig einmal mit den aufgeworfenen Umsetzungsfragen auseinanderzusetzen. Die kurzzeitige Aufschiebung der Inkraftsetzung ändert daran nichts.

Wie welche und welche Vorschriften im anstehenden Vermittlungsverfahren noch Änderung erfahren, bleibt abzuwarten. Allerdings ist klar, dass es nur um konkrete Umsetzungsdetails geht, wie beispielsweise der erwähnte Streitpunkt, ob auch anonyme Meldungen unter das Gesetz fallen. Das Faktum, dass es künftig neben Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten in größeren MVZ auch eine Whistleblowerstelle geben muss, steht dagegen fest.

Unmittelbar wäre es daher anzuraten, zeitnah die Dringlichkeit für den eigenen Betrieb abzuklären, denn die am Firmenumsatz orientierten Bußgelder, die vorgesehen sind, können ordentliche Höhen erreichen. Der Markt von Beratungen, Dienstleistungen und Weiterbildungen zum Thema boomt bereits. Wie immer gilt es hier, seriöse und unseriöse Angeboten zu unterscheiden und, auch erst einmal individuell abzuwägen, welches Niveau wirklich gebraucht wird.

Eines steht aber fest: Erst einmal den Kopf in den Sand stecken, um die Thematik dann vielleicht kurz vor Ultimo im Herbst/Winter neu zu entdecken , ist kein guter Rat für Geschäftsführer und Firmenchefs.

WEITERFÜHRENDE VERLINKUNGEN

Überblicksdarstellung der Regelungsinhalte
Haufe.de vom 22.12.2022
Zusammenfassung & Checkliste, was Unternehmen jetzt schon tun sollten
IHK Stuttgart (Stand Februar 2023)
Das Hinweisgeberschutzgesetz – FAQs zur Umsetzung
Taylor Wessing Rechtsanwälte PartGmbB / Stand Februar 2023
Whistleblowing in der radiologischen Praxis
RA Dr. Horst Bonvie in RöFo Heft 8/2021 | PDF-Fassung (4 Seiten).
Hinweisgeberschutzgesetz: Weg frei für Denunzianten?
Roland Stöbe, Vorsitzender Richter am Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg
in BUND-Verlag v. 10.01.2023
EU-Whistleblower-Richtlinie: FAQs zum Thema Whistleblowing aus Sicht der Beschäftigten
Deutscher gewerkschaftsbund (DGB) v. 21.12.2021

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